Elementos da Comunicação – Parte 1

Até o presente momento no nosso blog vimos uma abordagem da comunicação interna nas organizações de uma forma um pouco subjetiva, então notamos a importância de falarmos de alguns elementos da comunicação, muito comentados em diversas postagens, mas sem exemplificações e esclarecimentos práticos, apartir de agora vamos conhecer como se dar a comunicação dentro de uma organização do ponto de vista prático, como este assunto é um pouco extenso, iremos dividir esta postagem em duas partes, espero que este conhecimento sirva para o aprendizado e aperfeiçoamento de todos aqueles que virem a ter contato com o mesmo.

Construir uma boa comunicação dentro da organização não é uma tarefa fácil, porém existem alguns objetivos que devem ser alcançados para a sua eficiência e eficácia. A comunicação interna em uma organização tem como os principais objetivos : Conscientizar e engajar colaboradores para a diretriz organizacional; compartilhar sentimentos, crenças e idéias; criar um ambiente agradável (a boa imagem começa em casa) e reduzir efeitos negativos dos boatos. Para fazer a comunicação fluir ele precisa de um veículo, mas o que é um veículo? É toda meio, forma ou recurso capaz de conduzir mensagens. Os veículos de comunicação podem ser divididos em quatro categorias: Orais (reuniões, palestras, telefone e rádio); visuais(revistas, jornais e outdoor); audiovisuais(televisão, vídeos e cinema) e telemáticos (computadores, internet e palmtop). Existem os instrumentos que também podem ser empregados para auxiliar na circulação da informação, mas como podemos fazer? Como escolher o que melhor se adéqua? Na verdade não existem regras pré-definidas quanto a isso, pois tudo depende do contexto de cada organização, existem alguns instrumentos que mais se adéquam ao objetivo específico. O primeiro passo seria identificar  a questão ou problema a ser trabalhado, verificar o público alvo e suas características, definir o objetivo de forma clara a ser alcançado pela comunicação exposta e verificar os tipos de mensagens que serão veiculadas dentro da organização.

 

Os principais instrumentos que podem ser implantados são: Cartazes, caixa de manifestação, quadro de avisos, Hollerith (contracheque), manual de integração, jornal mural, house- organ, vídeo institucional e intranet.Um  instrumento de comunicação muito utilizado é os cartazes, eles normalmente são usados em campanhas de conscientização interna, coexistem textos e imagens, com o foco principalmente visual, na imagem; são equivalentes ao pôster institucional, como item de decoração de interiores. Os cartazes devem seguir algumas recomendações como: Ser impressos em papel de tamanhos variados, prezar pela qualidade gráfica e teplate (documento com apresentação visual). As caixas de manifestações são instrumentos de coletas de manifestação, como o próprio nome diz, sugestões, críticas, informações e elogios; tem um caráter incentivador da criatividade e do interesse em participação das pessoas na vida da organização e pode trazer resultados muito inovadores para o processo produtivo como o um todo da organização. Estas por si devem ficar localizadas em posição estratégica, inovar o formato, possuir algumas estratégias definidas para oferecer feedback, estabelecer periodicidade e motivar o seu uso como prioridade. Quadro de avisos é nada mais, um quadro com avisos (informações breves, curtas, objetivas) e informações administrativas de escala de prioridade. Deve-se ter localização estratégica, linguagem simples, escolha de suporte adequado, preocupação com o layout, estabelecimento de periodicidade com cumprimento, cuidados com a higiene, combinar avisos com ilustrações ou fotos e delegar responsabilidade pelo instrumento postado. Até a próxima a postagem.

Eliezer Cruz,

Comunicação Organizacional: tipos específicos

  No ambiente de trabalho é necessário a comunicação verbal e não verbal, a informação é absolutamente precisa entre os funcionários de uma organização para que se possa atingir determinadas metas. É através da informação que se pode avaliar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores da empresa tornando possíveis os ajustes essenciais para que a eficiência no trabalho seja alcançada.

  A comunicação divide-se em dos tipos: comunicação verbal e não verbal.

  A comunicação verbal inclui participação, transmissão e troca de experiências, e é considerada interna quando o processo acontece dentro da empresa, podendo ser considerada formal ou informal.

  Quanto à comunicação não verbal, o objetivo deste tipo de informação é exprimir sentimentos e ideias, sem usar a palavra, e sendo dividido em oito classificações:

» Ambiente: espaço físico.

» Posição do corpo: se apresentar a uma pessoa em um estilo esportivo pode indicar aceitação ou desleixo.

» Postura: como a pessoa se coloca diante dos outros.

» Gestos das mãos: extremamente importante para expressar algo.

» Expressões e movimentos faciais: podem indicar aprovação, desaprovação ou ainda uma forma de demonstrar.

» Tom de voz: pode indicar nervosismo, confiança ou entusiasmo.

» Vestuário e aparência: comunicam mensagens e passa impressões positivas ou negativas.

» Cautela e reflexão: muitos sinais não verbais têm dois significados. Por exemplo: um sorriso indica alegria, mas, às vezes pode indicar nervosismo.

STORYTELLING PARA UMA COMUNICAÇÃO MAIS EFICIENTE 

        blog" Comunicação Interna" de Viviane Mansi. Disponível em: http://comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/ postou um texto publicado na edição de Dezembro da revista Exame que trata do storytelling como uma alternativa importante e relevante para trazer relevância à comunicação interna. Ele foi escrito pelo Jornalista Lucas Amorim. Não se assustem com o tamanho do texto, pois ele é interessante, informativo, vale muito pena à leitura, e por isso estou compartilhando com os leitores do blog. Espero que gostem e boa leitura!

                  QUANTO VALE UMA BOA HISTORIA PARA INSPIRAR E VENDER

   Cada vez mais empresas descobrem que contar boas histórias — um novo conceito, conhecido como storytelling — ajuda a vender produtos e inspirar funcionários. Assim que passam pelas portas de vidro e entram na sede da Nextel, localizada a uma quadra da Avenida Paulista, os funcionários da empresa pisam numa espécie de calçada da fama, com estrelas coloridas e nomes de astros do cinema espalhados pelo chão. No corredor, poucos metros à frente, um telão exibe cenas de filmes clássicos, como O Poderoso Chefão e Forest Gump. A decoração hollywoodiana reflete a tentativa de mudança de cultura da companhia americana que oferece serviços de rádio pelo celular no Brasil. Nas últimas semanas, a Nextel incluiu enredos com heróis e vilões em tarefas cotidianas de seus executivos — embora elas não tenham nenhuma relação direta com o cinema ou a literatura. A última apresentação a investidores, por exemplo, começou com uma frase inspirada nos contos de fadas: “Imagine uma companhia que não era vista pelas outras empresas como uma competidora real...”, dizia o relatório. Em uma reunião recente da equipe de marketing, os smartphones foram mostrados como heróis que precisariam superar diversos obstáculos para chegar a um final feliz. Por enquanto, apenas um grupo de 60 funcionários da Nextel tenta levarem o universo das fábulas para o dia a dia da operação. Mas, até o final de 2011, todos os seus principais executivos receberão treinamento para aprender a contar histórias.
   A estratégia parece infantil – ou mesmo bizarra. Soa mesmo como mais uma invenção dos gurus dos negócios, tão populares até pouco tempo atrás. O que o mundo dos negócios — com seu cotidiano de dureza e falta de poesia — tem a ver com as fantasias de George Lucas em Guerra nas Estrelas ou de J.K. Rowlling em Harry Potter? O fato, porém, é que um número crescente de grandes empresas — como a fabricante de aeronaves Boeing — vem tentando fazer da produção de histórias um instrumento de gestão. “As histórias facilitam a venda de ideias dentro e fora da companhia e podem ter um impacto direto nos resultados”, diz Gustavo Diament, vice-presidente de marketing da Nextel. Em outras palavras: o fascínio do mito ajuda a tornar as complexas e racionais estratégias empresariais mais compreensíveis — e estimulantes. Elas passam a ter uma razão de ser.A utilização de roteiros para ajudar na gestão, um conceito conhecido como storytelling, começou a interessar grandes empresas do Brasil e do exterior em 2007, quando o prestigiado MIT montou um núcleo para estudar o assunto. Batizado de The Convergence Culture Consortium, esse núcleo reúne empresas e pesquisadores do mundo inteiro para analisar a relação entre os negócios e o entretenimento com a chegada das novas mídias. Para o MIT, as barreiras entre os dois mundos serão cada vez menores, até desaparecer por completo. “Antes, eram só escritores e roteiristas que criavam histórias inspiradoras”, diz o publicitário Mauricio Mota, um dos sócios do núcleo do MIT e fundador da consultoria carioca Os Alquimistas, especializada em storytelling. “Agora, as empresas também podem contar boas histórias para inspirar consumidores e funcionários.”

  O desafio, pelo menos por enquanto, é saber como transformar uma boa história num bom negócio. Sem ter modelos em que se inspirar, cada empresa vem buscando suas próprias soluções. A incorporadora Tecnisa, por exemplo, passou a produzir vídeos de moradores e comerciantes contando a história dos bairros onde seus empreendimentos serão construídos. Filmes sobre os bairros paulistanos de Vila Mariana e Vila Prudente já estão disponíveis na internet. Apesar do entusiasmo de algumas empresas com a nova tendência, os especialistas dizem, com razão, não haver poções encantadas nessa história. Nem o melhor contador de histórias do mundo é capaz de transformar um enredo fraco em algo interessante

REGRAS PARA FAZER UMA CIRCULAR

  A carta circular, ou ofício circular, é o escrito por meio do qual são

transmitidas informações em uma organização pública ou privada. Muito

comum para disseminar mensagens entre empregados de uma empresa.

Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja,

de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de

pessoas.

  O público da circular pode ser interno, misto e externo. Uma circular

deve: iniciar com o destinatário.

  Este documento oficial deve ter:

1. Timbre (logótipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);

2. Título e número (circular nº 02/2009);

3. Data (sem a localidade, nome da cidade);

4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);

5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;

6. Texto (bem explicado e claro);

7. Despedida breve

8.  Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de

quem assina)

  Exemplo de uma circular :

  A COMUNICAÇÃO UNE A FAMÍLIA

   Para poder ser abraçada toda a área da comunicação interna, eu considerei que a comunicação no ambiente familiar (em casa), é de grande ajuda para influenciar em um melhor resultado nas comunicações organizacionais. É claro que não existe uma regra básica para melhorar a comunicação em uma família. Cada família é um mundo distinto, uma linguagem única. O que deve ser usado como fonte de melhorar a comunicação dentro de uma família, é à vontade, o interesse, e a disponibilidade por parte dos seus membros, para que essa comunicação possa se melhorara  dentro da medida do possível desse ambiente familiar, para que assim possa ser produzida uma maior união e integração entre os membros dessa família.

   Uma boa maneira de se aumentar à comunicação entre os membros de uma família, é, por exemplo: os jantares em família, uma vez que todos os membros dessas famílias poderão estar reunidos juntos a mesa, o que facilitará uma maior comunicação e uma melhor integração social entre todos os membros dessa família. Outra maneira boa de aumentar a comunicação entre os membros de uma família são as reuniões e os passeios semanais onde é permitido, aos membros dessas famílias, partilharem de diversas opiniões, permitindo que aja uma maior comunicação entre os seus membros, reduzindo-se assim as incertezas e as ambiguidades.

   Por isso que devemos levar em consideração, que uma boa comunicação interna é uma das melhores maneiras para que se possa ser promovida à união entre os membros de uma família. O bom relacionamento entre os integrantes da família pode ser refletido no ambiente de trabalho, fazendo com que a comunicação entre os colaboradores de uma empresa seja de uma interatividade bem sucedia e de um relacionamento mais agradável.

A IMPORTÂNCIA DA REDAÇÃO EMPRESARIAL NA COMUNICAÇÃO INTERNA

   Se define como redação empresarial documentos e textos  redigidos no ambiente da empresa, como cartas, ofícios, atas, contratos, etc. que possuem como finalidade a comunicação entre os membros da mesma.

  A comunicação empresarial deve ser feita de forma clara e objetiva, impedindo assim possíveis erros de entendimento entre o gestor e os receptores da mensagem. Os documentos internos são usados na divulgação de decisões, para solicitações e também estão relacionados a função estratégica da empresa, influenciando no desenvolvimento, na lucratividade e estabilidade da  mesma.

   Na redação empresarial se deve respeitar o uso adequado da gramática, possuindo objetividade, clareza e uniformidade, além de evitar o uso de vícios de linguagem, chavões, tautologias, ou seja, repetições viciadas, coloquialismo, jargão técnico fora do contexto e verbosidade, complicar o que pode ser dito de forma simples e direta. 

   A comunicação interna ocorre geralmente de forma informal entre os membros da empresa, podendo distorcer as mensagens passadas. Sendo assim, a redação empresarial é utilizada para evitar estas distorções, de forma mais rebuscada e objetiva.

Bibliografia:

GOLD, Miriam. Redação empresarial: escrevendo com sucesso na era da globalização. 2° ed. São Paulo: Makron Books, 2002.

MEDEIROS, João Bosco. Redação empresarial. Sao Paulo: Atlas, 1989.

QUAL O ESPAÇO DA COMUNICAÇÃO NO ORNOGRAMA DA ORGANIZAÇÃO?

  Esta pergunta não é novidade no mundo das organizações. Ao contrário, é um tema bastante discutido na atualidade em encontros, palestras, seminários e até mesmo em conversas do cotidiano de colegas de trabalho. A resposta poderia ser simples como: Recursos Humanos (atualmente Gestão de Pessoas), Marketing, Comunicação Interna e Presidência, estes são setores mais ligados a comunicação de uma organização, mas será que só se aplica a estes setores? O que se vê hoje é uma inter-relação de todos os setores da organização envolvidos de forma harmoniosa e em sincronia, ou pelo menos essa é a proposta que nem sempre é alcançada na sua totalidade.
  A comunicação deixou de ser um sistema fechado nas empresas, restrito apenas a um setor exclusivo, pois a mesma passou a ser uma cultura, postura incorporada dos membros envolvidos, afinal é impossível não estar rodeado de alguma forma de comunicação e que não se faça uma absorção ainda que pequena deste contexto. Não há dúvidas de que a comunicação é, antes de tudo, um diferencial que agrega muitos valores para qualquer profissional independente da sua área de atuação.
  Os gestores na sua maioria tem um papel muito importante no incentivo e implantação dessa cultura mútua de comunicação. A comunicação interna nas organizações deve deixar de ser uma área isolada e se transformar em fator comum e natural, onde cada funcionário deve se tornar um agente de comunicação, todos devem se comprometer em disseminar a comunicação de forma clara, e os profissionais especializados, estes sim podem se tornar consultores, orientadores, ajudando a dar mais qualidade, aperfeiçoamento e fluidez no processo.
  Tornar a comunicação interna itinerante na atualidade é uma missão desafiadora em todas as organizações. Isso sem dúvida é um dos passos para se alcançar o sucesso na comunicação empresarial.

   Sônia Favaretto,